Was tun wenn… der Vertrag mit meiner Agentur ausläuft?

Das Ende einer Vertragslaufzeit muss Ihnen keine Sorgen bereiten, wenn Sie sich vorher die richtigen Gedanken machen. Generell gilt: Verlängern Sie den Vertrag nicht einfach, sondern nutzen Sie die Chancen, die Ihnen dieser Termin in die Hände spielt. Gerade wenn ein über einen längeren Zeitraum geschlossener Vertrag sich seinem Ende nähert, sollten Sie prüfen, ob alle Inhalte noch zeitgemäß sind, oder ob Aktualisierungen und Optimierungen vorgenommen werden sollten. Bei den Bereichen, die es wert sind, näher betrachtet zu werden, handelt es sich z. B. um den Scope of Work, die Vergütungsregelung und die Erbringung vertraglich zugesicherter Leistungen.

Hat sich der Scope of Work verändert?

Um die Aktualität des definierten Umfangs zu gewährleisten, ist es wichtig, sich den vereinbarten Scope of Work genau anzuschauen. So kann es innerhalb der Vertragslaufzeit durchaus vorkommen, dass Themen neu von der Agentur betreut werden, die nicht im Arbeitsumfang definiert waren. Ist es vielleicht sogar möglich, dass die Betreuung vereinbarter Bereiche nicht mehr sinnvoll erscheint?

Ist die Vergütung noch zeitgemäß?

Es gibt sie noch, die Verträge, in denen die Honorarregelung mit dem Media-Umsatz gekoppelt ist. Aber es gibt auch eine Vielzahl von alternativen und zeitgemäßeren Vergütungsmodellen. Zu erwähnen sind hier Stückpreise und Paketpreise oder eine sinnvolle Kombination aus beiden. Auch eine FTE-Regelung oder das Festlegen einer erfolgsabhängigen Vergütungskomponente können Bestandteile einer neuen Vertragsgestaltung sein.

Werden alle Leistungen erbracht?

Ein weiterer und alle beteiligten Parteien häufig überraschender Punkt sind die vertraglich zugesagten Leistungen im Tagesgeschäft. Wissen wirklich alle Mitarbeiter der relevanten Abteilungen im Unternehmen, welche Agenturleistungen ihnen zustehen? Werden Termine für die Erstellung und den Versand von Besprechungsberichten, Auswertungen, Konkurrenzanalysen, Kostenvoranschläge und Freigaben immer eingehalten? Oder gibt es sogar Leistungen, die schon nach einiger Zeit nicht mehr erbracht wurden?

Sind Nutzungsrechte wirklich geregelt?

Die Übertragung von Nutzungsrechten an den Kunden vertraglich zu regeln, ist unabdingbar. Ist festgeschrieben, dass die Agentur Ihnen auch wirklich alle relevanten Nutzungsrechte an allen im Rahmen der Beauftragung erstellten Arbeiten überträgt? Und wird Ihnen vertraglich das Recht eingeräumt, die Werke weiter zu entwickeln, in jeglicher Weise zu bearbeiten sowie die Rechte ganz oder teilweise an Dritte weiter zu übertragen?

Haben Team-Mitglieder gewechselt?

Beim Kernteam, das aus den Hauptansprechpartnern besteht, und dessen Mitglieder über alle notwendigen Kenntnisse über den Kunden, seine Produkte, des Marktumfeldes und der Kommunikationsstrategie verfügt, empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung und gegebenenfalls eine Aktualisierung der Zusammensetzung. So stellen Sie sicher, dass für die Erbringung der beauftragten Leistungen ein festes, qualifiziertes und leistungsfähiges Kernteam für Sie arbeitet.

Das Ende, das zum Anfang wird

Betrachten Sie einfach Ihren Agenturvertrag nicht als ein in Stein gemeißeltes Dokument, das nur bei Unstimmigkeiten aus dem Schrank geholt wird. Behalten Sie die dort formulierten Inhalte auch während der täglichen Zusammenarbeit im Auge und überlegen Sie rechtzeitig vor Ablauf, wie Sie Ihren Vertrag vor der nächsten Unterschrift anpassen möchten. Wenn Sie das der Agentur gegenüber offen und rechtzeitig kommunizieren, markiert die Frage „Was tun wenn der Vertrag mit meiner Agentur ausläuft?“ keinen Endtermin. Sondern den Start einer besseren, weil besser geregelten Zusammenarbeit.

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